UN AIUTO PER COMINCIARE

[Paolomango]

Ciao a tutti,
sono anni che a livello super amatoriale bazzico con FM, ma non avendo nessuna competenza informatica non son mai riuscito ad andare veramente a fondo anche nei piccoli progetti. Ultimamente ho ricominciato a "giocare" e come spesso mi accade mi trovo in una situazione in cui non so tanto come affrontare un problema, non ho uno specifico problema tecnico, ma un problema di approccio.
Sto provando a fare un piccolo inventario, composto da due tabelle, una con le voci d'inventario, ed un'altra per la generazione di un codice.
Adesso vorrei utilizzare l'inventario per poter compilare un preventivo, altra tabella, una fattura, altra tabella, bolla d'accompagnamento, altra tabella.
Per intenderci, vorrei avere la possibilità di decidere cosa fare tra preventivo, fattura o bolla, ed buttare dentro le voci d'inventario.
M'immagino l'interfaccia come, la lista delle voci d'inventario riassunta per categorie (se ho 3 penne inventariate ne vedrò solo una), dopo di che vorrei aggiungere un campo con le quantità da inserire nel preventivo fattura ecc.
Premetto che sono una schiava con gli script, non ho molta dimestichezza.
Qualcuno mi sa dare uno spunto sulla strada da perseguire?

Grazie mille.

Paolo

[atarabotto]

Ciao Paolo,

benvenuto, ti invito a specificare sempre la versione FM che usi e il sistema operativo, per dar modo a chi ti volesse aiutare, di capire come approcciarsi, da una versione all'altra cambiano alcune istruzioni, comunque...

per prima cosa, tieni presente che anch'io sono un autodidatta, il codice lo creerei nella tabella in cui inserisci le voci, non ha senso creare una tabella separata per farlo, ti basta aggiungere un campo tipo calcolo, che ti crei il codice.

Per quanto riguarda il preventivo, la fattura e le bolle, di tabelle te ne serviranno almeno 6, 3 per le testate, e 3 per le righe, qualcuno potrebbe anche dirti di farne solo 2, cioè una testata e una con le righe e differenziare poi con un campo in base al documento che stai creando, mi spiego, apri il formato generico, decidi di creare una fattura, e selezioni fattura nel campo che per esempio chiamerò "tipo_documento", il contro è che avrai sempre tutti i dati raggruppati, e visto che non ci sono controindicazioni a crearne 6, anzi, credo solo dei benefici, ti consiglio di procedere così:

Apporti la modifica col codice che ho scritto sopra, poi crei le seguenti tabelle:

- Anagrafica clienti (non l'hai richiesta, potrebbe non servirti se non hai clienti continuativi, ma comunque raccogliere dati sui clienti potrebbe tornarti utile in futuro, per delle statistiche sul comprato, su quale genere gli interessa, o anche solo per inviargli malie pubblicitarie, offerte ecc)
- Fattura (testata) dove crei i campi necessari per la testata, come ID_FATTURA (campo numero, unico, numero di serie alla creazione), id_cliente, data, numero fattura, anno che sarà un campo numero, con risultato calcolato Anno(data), che serve per calcolare l'anno della fattura (ti spiegherò più avanti a cosa ti servirà), per ora mi sembrano sufficienti
- Preventivo, vedi fattura
- DDT, vedi fattura

Ora iniziamo a creare le tre tabelle per le righe, che ti serviranno per inserire i dati della merce che stai vendendo o preventivando o spedendo, quindi crei 3 tabelle uguali "Righe_fattura", "Righe_preventivo" e "Righe_DDT", con i seguenti campi:
- id_fattura (campo numero), codice, quantità, prezzo, sconto, aliquota iva...

Ora le relazioni tutte in questo modo:
Clienti--->Fattura, Preventivo, DDT tramite id_cliente

Fattura, Preventivo, DDT---> con le relative "Righe_fattura", "Righe_preventivo" e "Righe_DDT" con i relativi campi (id_fattura, per quanto riguarda la fattura id_preventivo ecc...) cliché poi sulla relazione creata, ti si apre una finestra, dove dovrai spuntare i primi due punti in basso sotto alla tabella "Righe_", tramite questa operazione avrai la possibilità di creare records tramite un portale che inserirai nel formato delle occorrenze delle testate, quindi nel formato fattura inserirai un portale, dalla tabella righe_fattura, tramite il quale, scusa se mi ripeto, inserirai gli articoli che stai fatturando, ora avrai un grafico simile a quello allegato, dove in più noterai le relazioni con l'inventario.

Questa è come dev'essere creata la soluzione da te richiesta, una volta fatto, se ti va proseguiremo con le modifiche necessarie al funzionamento...

Buon lavoro

@

[Paolomango]

Ciao Atarabotto,
innanzitutto grazie mille per la spiegazione e l'esempio e poi mi scuso perché forse sono stato un po' impreciso.
Andiamo per ordine:
Versione FM pro advanced 11 per MAC.

Il codice viene creato esattamente come dici tu, con una cella di calcolo nella tabella inventario. Ho creato la tabella codici per poter dare delle regole alla costruzione del codice, infatti il codice è pensato così: il primo segmento determina l'argomento e sono 3 lettere, il secondo la marca 2 numeri , il terzo il modello 3 numeri.
Per poter fare questo ho fatto una tabella excel dove posso aggiungere argomenti marche e modelli, ed ho fatto poi uno script per l'import automatico. (in realtà lo fa da solo quando fai il collegamento al file excel).
Nella tabella Inventario ho inserito i campi argomento, marca, modello che con un menù a tendina vanno a pescare direttamente dalla tabella codici in maniera selettiva, ovvero per una determinata marca corrispondo i suoi modelli e non tutti gli altri. Fatto ciò mi si compila automaticamente il campo di calcolo che alla fine aggiunge anche l'id della voce di inventario per rendere l'articolo univoco in caso di doppio prodotto.
Sono anche molto orgoglioso di essere riuscito a fare in modo che nei menù a tendina si vedono le descrizioni e nel campo di calcolo appaiono le parti di codice corrispondenti (es. nel menù leggo sony. ma nel calcolo appare 002 perché è la sua corrispondenze come codice) .
Oltre al campo di calcolo ho creato un campo di testo nel quale viene incollato il codice sotto forma di testo, perché ho scoperto da manuale che i campi di calcolo non sono indicizzabili e quindi potrebbe essere un problema in futuro.

Anagrafica??? ma non ne parliamo….sono anni che provo a farne una come dico io, ma sto impazzendo ed di tanto in tanto ci riprovo. Scherzi a parte, ho chiaramente previsto un anagrafica, anche se devo affinare alcune cose, perché non è come mi piacerebbe, poi se vuoi ne parliamo.
Tutto il resto della tua spiegazione mi è chiara perché più o meno alla mia portata, l'unica cose è che se la strutturo così ci sono diverse cose che non mi tornano.
Se faccio così come avevo in mente e come mi hai spiegato quando devo fare un preventivo, poi una bolla e poi una fattura, dovrò ricompilare l'elenco, in realtà questi sono tre passaggi in successione con gli stessi contenuti in fatto di merce e cliente, ma formalmente diversi.
La mia idea era quella di visualizzare l'inventario riassunto, ovvero una voce per ogni articolo, quindi escludendo le ridondanze, creare un "Elenco temporaneo" mettendo flag e quantità e poi associare questa lista in primo luogo al preventivo, poi per alla bolla e poi alla fattura.
Non so se sono stato chiaro….
Per quello che sono le mie competenze non so se questo è possibile farlo con i portali, almeno io non riesco ad immaginarmelo, fondamentalmente non mi immagino come creare un elenco "generico" da associare alle rispettive tabelle (preventivi, bolle, fatture)….
Credo che il problema di fondo è che sono una schiappa nell'uso degli script, sia perché non ho competenze informatiche, sia perché nei manuali c'è pochissimo sugli script….cioè non ci sono esempi utili per comprendere l'utilità dello script stesso….cioè non ci capisco niente….riesco a fare sempre poco e sempre e solo con l'uso dei pulsanti.

Forse la mia idea è troppo ambiziosa per le mie capacità, sapessi cos'altro gli vorrei far fare…..
Infatti credo che sia utile sapere che l'inventario è di merce da noleggiare e già so che un giorno mi scontrerò con il problema "verifica disponibilità in base ai noleggi in corso", ma diamo tempo al tempo….

Grazie ancora a te e a tutti quelli che potranno aiutarmi.

[atarabotto]

Ciao, nulla è impossibile,

Vediamo se posso darti una mano, innanzitutto, non mi piace il fatto che tu debba imposrtare i dati da excel, perchè la solita lista che hai su excel, non la implementi direttamente da fm? che senso ha aprire excel, inserire nuovi articoli e poi importarli su FM quando puoi farlo direttamente su FM?

Quel'è il probema con l'anagrafica? cosa c'è che non ti piace o che non riesci a fare come vorresti?

Il fatto di avere Preventivi, Bolle, e Fatture divisi, non vul dire che tu debba ricompilarli tutti tutte le volte, glielo facciamo fare tramite script, anche perchè supponiamo che venga un cliente che non ha bisogno di preventivo, ma per semplificare, voglia noleggiare subito un articolo e gli fai una fattura accompagnatria (anche se magari tu non l'hai prevista come documento), perchè dobbiamo fargli un preventivo, poi una bolla e infine una fattura?

Potresti creare un formato ad hoc (non un portale) che visualizzerai come lista, nel quale vedrai tutti gli articoli, con 3 pulsanti che ti daranno la possibilità, una volta selezionati, di creare il preventivo o la bolla o la fattura.

Andiamo per step, vengo io da te, ti chiedo un preventivo per un noleggio, mi censisci, inserendo i dati in anagrafica, poi apri il formato preventivo, inserisci il mio nominativo, poi con un cick su un pulsante "Aggiungi articoli" apri il formato creato, selezioni gli articoli che ti chiedo, clicchi il pulsante preventivo, si crea e me lo stampi.

Ritorno fra 5 giorni per confermarti il preventivo e ritirare la merce, apri il preventivo che mi avevi fatto 5 giorni prima, magari da una lista dei preventivi, e deciderai se farmi la bolla o subito la fattura, cliccando sul pulsante giusto.

Un errore secondo me, che poi non è un errore grave, ma semplicemente fuorviante è chiamare il "magazzino" come "inventario", gestirlo non è niente difficile, ti basterebbe un calcolato, che in base alle bolle di uscita (dovrai prevedere anche la riconsegna, quindi il ritiro degli articoli con una "bolla" di entrata), ti calcoli la rimanenza.

Se come procedimento, ti sembra macchinoso, o non ti piace, si possono studiare altre souzioni, ma dalla poca esperienza che ho con i DB, ho imparato che bisogna preedere tutto in fase di progettazione, per non doverci rimettere mano successivamente, impazzendo magari perchè non ti ricordi a cosa servono certi campi o certe relazioni.

Fammi sapere, non sono sceso nello specifico, su come scrivere gli script, come impostare certe relazioni, perchè ora non avrebbe senso...

@

[Paolomango]

Ciao, grazie mille ancora….

La questione Excel è assolutamente temporanee, solo per comodità, perché excel è molto più rapido da compilare ed ordinare. Questa tabella si occupa solo di archiviare le possibili combinazioni di codice, che sono ancora da definire. Fatto ciò il file può essere eliminato.

Per l'anagrafica credo sia più che altro un problema di visualizzazione. L'anagrafica è infatti il cuore dell' organizzazione perché si vive di contatti, è infatti importate riuscire a classificarli nel modo più dettagliato possibile. Anche in questo caso ho previsto delle categorie e sotto categorie selettive a questo scopo, quello che non riesco a fare è la grande differenza, cioè persone fisiche ed aziende.
Mi spiego meglio, queste due grandi categorie hanno pochi campi in comune, una persona fisica non dovrebbe avere la partita iva o altre cose del genere, quindi quello che vorrei fare è che se inserisco una persona fisica mi si attivano dei campi, se una azienda degli altri.
Credo che il problema si potrebbe risolvere con la formattazione condizionale, ma al momento non riesco mai a condizionare oggetti in conseguenza ai valori di altri campi…. ti ripeto ogni tanto ci provo, mi arrabbio e lascio perdere….

Molto interessante è la distinzione che fai tra inventario e magazzino, effettivamente non ci avevo pensato che sono cose da trattare separatamente anche se non ho idea di come se non rischiando di creare ridondanze.
Pensavo anche che nella disponibilità di magazzino esistono almeno due scenari differenti, il primo è che un articolo non è disponibile perché fisicamente impegnato ed un'altra condizione è che un articolo risulti opzionato in altro preventivo, quindi potenzialmente disponibile a meno che il preventivo non vada a buon fine.

La tua interpretazione sulla visualizzazione a lista, con i pulsanti per le diverse possibili funzioni è PERFETTA, esattamente quello che avevo in mente, il limite resta quello, i famosi script….. ti ripeto m'immagino come dovrebbe funzionare ma non riesco a prendere una strada per cominciare ad impostare.

Non so se mi sto sbagliando, ma come da manuale, sto facendo files separati, cioè Inventario con codici ne è uno, fattura un'altro, bolle un'altro ancora, dcc….

Dimmi tu cosa ne pensi e quale seconde te il primo passo….

A presto

Paolo

[atarabotto]

Ciao, scusa per il ritardo, ma con la rivisitazione del forum, a volte mi sfuggono dei posts, andiamo per ordine:

Anagrafica: quello che vuoi fare non è impossibile, anzi, molto semplice, puoi usare sia una formattazione condizionale, che un Tab-Panel, trasparente nei bordi e del solito colore dello sfondo del tuo layout, e con le etichette a 0, unica cosa, o trovi un campo "X" che gli faccia capire se si tratta di un'azienda o di un privato (la partita Iva non può essere un campo distintivo, un libero professionista, la possiede, ma non è un'azienda), o metti un pulsante di opzioni, nel quale indichi tu se si tratta di un'azienda o di un privato, e in base a questo imposti la condizionale o attivi il tab panel.

Excel, tutto quello che puoi fare li lo farai meglio su FM, esempio banale, inserimento doppio di un articolo, ti basterebbe un autorelazione, per non inserire un duplicato, io creerei un formato ad hoc, per l'inserimento degli articoli, tanto gli articoli non li devi inserire tutte le volte, ma solo alla presenza di uno nuovo, che non avevi nel listino, quindi caricherei il lavoro da excel e poi ogni nuovo articolo lo aggiungerai su fm.

Inventario/Magazzino: Unica tabella, l'inventario lo ricavi dal magazzino, magari per macrocategoria, o per una distinzione specifica, faccio un esempio, potresti creare la macrocategoria "TV", e tramite il formato "Inventario", creato sulla ricorrenza di "Magazzino", vedere quante TV hai, poi eventualmente visualizzare lo specifico, 10 Sony, 7 Samsung, oppure 3 21 pollici, 7 32 pollici ecc... o entrambi, questo dipende molto dalle tue esigenze, ma è fattibilissimo. Per quanto riguarda la disponibilità dell'articolo "X", nel caso in cui fosse stato "opzionato", io lo tratterei come disponibile, quindi, a video, vedrò la giacenza reale, quindi gli articoli che ho realmente in magazzino, e a fianco in un campo, la somma di quelli opzionati, si potrebbe anche far si che alla scadenza del preventivo, nel caso in cui il futuro cliente, non te lo abbia confermato, venga sottratto da quelli opzionati, oppure un altro formato, che andrai ad interrogare una tantum, nel quale avrai l'elenco dei preventivi scaduti e deciderai se cancellarli o no (non ti consiglio questa opzione). Per quanto riguarda, invece la visualizzazione lista, è l'ultimo pensiero che devi avere, gli script verranno creati in base a come è stato strutturato il DB.

Non so se mi sto sbagliando, ma come da manuale, sto facendo files separati, cioè Inventario con codici ne è uno, fattura un'altro, bolle un'altro ancora, dcc….

Per "Files" intendi tabelle vero?

Il primo passo, creare le tabelle e i campi necessari che ti ho indicato all'inizio, quindi:

Anagrafica
Anagrafica_Articoli
Magazzino
Testata_Fattura
Righe_Fattura
Testata_DDT
Righe_DDT
Testata_Preventivo
Righe_Preventivo.

Crea un file partendo da zero, inserisci qualche dato, finto naturalmente, non dati della tua azienda o dei tuoi clienti, e postalo (devi zipparlo), così lo studiamo e lo adattiamo alle tue esigenze, partiamo dal "Cuore" cioè Anagrafica, e poi procediamo per step.

PS. Non ti perdere in questa fase, con la creazione dei formati, prima facciamolo funzionare, poi ti potrai sbizzarrire con i colori dei layout.

@

[Paolomango]

Ciao,
per l'anagrafica ho visto di recente un sistema che ragionava così:
si può scegliere tra aziende e persone fisiche, nel caso di azienda puoi inserire dei contatti di persone, con i rispettivi dati, legate a quella determinata azienda.
Questo mi sembra un modo intelligente, inserisci persone con partita iva, come fossero aziende ed all'interno inserisci gli altri dati della persona in oggetto.
L'importante è riuscire ad avere tutto allo stesso livello, aziende e persone non collegate ad aziende (quindi soggetti che non hanno la p.iva) allo stesso livello.
L'uso dei portali mi spaventa un po', nel senso che riesco ad immaginare un record con i campi per i dati dell'azienda ed un portale con le persone ad essa legata, ma poi ho paura che fare ricerche, o collegamenti diventa un casino....

Ti ho allegato la mia bozza di progetto, e come ti dicevo ho certo files per macro elementi, i files non le tabelle.
In realtà solo anagrafica ed inventario sono impostati, quindi faccio in fretta a compattare, credo che mettere tutto in unico file diventi molto articolato, specie nella gestione di menù a tendina, scripts, formati, ecc.... Forse mi sbaglio....ma visto che le tabelle si possono importare in "Gestione Database" mi sembrava più ordinato.

In Inventario troverai la tabella inventario, e la tabella Codice categorie, quella che attualmente pesca i dati da Excel, ti ripeto è solo perché in questa fase sto verificando i criteri con il quale determinare il codice, fatto il criterio, il files si butta e la tabella non sarà più aggiornata.

Credo che se dai uno sguardo si fa prima.

Fammi sapere cosa ne pensi e grazie sempre per la disponibilità

Paolo

[Paolomango]

Ciao,
non so perchè ma la mia ultima risposta non mi è mai stata notificata come Approvato.
Secondo te come mai?

Grazie

Paolo

[raybaudi]

non so perchè ma la mia ultima risposta non mi è mai stata notificata come Approvato.

Perchè solamente i primi messaggi di un neo iscritto vengono sottoposti all'approvazione di un Moderatore.

[orpone70]

leggevo la presente discussione perchè mi interessa realizzare un piccolo gestionale per il carico e lo scarico di merce di un negozio, in sostanza mi interessa solo caricare dei documenti di acquisto con i relativi articoli acquistati e scaricarli con una procedura analoga alla prima. Quello che mi chiedo è dove andare a memorizzare i movimenti di magazzino. Una volta creati i miei record nella mia bella tabella righe ddt acquisto e vendita dovè che avviene l'inventario, ovvero acquistato 5, venduto 3, esistenza 2 ?

Ho dato un'occhiata infine al file allegato da paolo e sono rimasto incuriosito di una cosa, com'è che sono stati creati tanti file per ogni tabella ?