Gestionale con Partita Doppia

[giosassi]

Ciao a tutti, sto cercando di creare un gestionale per la mia attività e sto procedendo in questo modo:
1) Tabelle del Business Partners
2) ho creato una tabella per ogni conto, dove inserisco i mastrini con Dare e Avere
3) ho creato gli script per poter compilare i mastrini direttamente dai business partner (ovviamente dove sono coinvolti) e relativi portali filtrati.
4) creato una tabella "libro giornale"

Prima di proseguire però mi chiedevo almeno due cose:
1) è giusto il mio modo di ragionare, oppure sbaglio? Ad es. va bene avere una tabella per ogni conto o appesantisco troppo il gestionale?
2) come posso fare a chiudere l'anno? Devo necessariamente ricreare tutte le tabelle necessarie ai fini contabili per ogni anno?

Grazie

[PaoloMar189]

Ciao. Scusami, non voglio sembrarti diverso da quello che sono, ma credo, senza offesa e nell'impossibilità di poterti conoscere, che tu possa anche rinunciare da subito al tuo progetto, solamente leggendo questo tuo post.

Ti spiego perché, altrimenti veramente rischierei di sembrarti antipatico anche senza conoscerci.

Lavoro per una società che sviluppa software di contabilità generale che si chiama Omnia Accounting. Se vuoi lo puoi scaricare, vedere e anche cercare di capire com'è strutturato. L'ultima versione ha richiesto, non a me, ma allo staff che ci ha lavorato, 10 mesi di lavoro. Quella nuova è in lavorazione da un anno e mezzo.

Il nostro è un software fatto ovviamente in FileMaker. Gestisce la prima nota in partita doppia, con scritture iva, scritture di contabilità generale e scritture di contabilità analitica e scadenze di incassi/pagamenti. Gestisce le ritenute dei percepienti e anche le schede dei cespiti e relative scritture di ammortamento. Per l'iva c'è la stampa dei registri, e la liquidazione iva che genera a sua volta le scritture di giroconto e la scrittura di pagamento dell'iva. Per la contabilità generale c'è la stampa del giornale, il bilancio di verifica, il bilancio a sezioni contrapposte, il bilancio riclassificato a norma cee, il bilancio da esportare, il bilancio XBRL per l'invio telematico. In aggiunta c'è l'intrastat, c'è lo spesometro. Le operazioni si fanno con delle causali contabili che si appoggiano a un piano dei conti, i percepienti hanno un codice ritenuta, i cespiti hanno un codice per l'ammortamento, le operazioni sono classificate per esercizio e per azienda e la chiusura dell'anno si fa con un operazione di chiusura e riapertura dei mastrini, ovviamente in automatico. Ti ho buttato così qualche accenno per cercare di darti un'idea.

Non so cosa c'entrino questi "business partners" e dove li hai coniati, ma di certo in contabilità generale sono un qualcosa che non esiste.

Dal punto di vista tecnico domandando se va bene avere una tabella per ogni conto significa che non ti rendi conto che un piano dei conti strutturato ha circa 900 conti. Se provi a fare 900 tabelle, occhio e croce, alla cinquantesima, o ti stuferai, rendendoti conto, oppure FileMaker ti si autochiuderà e si impossesserà del tuo pc/mac bloccandoti saggiamente l'accesso per evitare inutile future fatiche. Inutile parlare della chiusura dell'anno, perché ciò che hai nella mente, in merito all'argomento, è improponibile.

Con simpatia, considera che ti sto facendo un favore. Per adesso sviluppa cose più semplici fino a quando i tempi non saranno più maturi.

[giosassi]

Ti ringrazio per la tua franchezza e mi rendo conto che fare un gestionale completo come tu descrivi è davvero complesso, ma lungi da me fare qualcosa di così complesso: avrei preso una soluzione pronta (ci sono addirittura applicazioni free come Giobby). Il mio caso è davvero semplice e limitato a pochi conti dove non è nemmeno necessaria la partita doppia (rientrando nei nuovissimi regimi forfettari), ma volevo usare tale metodo per mio sfizio. Perdonami, ma conosco benissimo quanto è strutturato un piano dei conti, avendo una laurea in materie economiche, solo che non ho la più pallida idea di come venga composto all'interno di un database e, a quanto pare, pensavo erroneamente che si creasse una tabella per ogni conto e che la pesantezza fosse determinata dal numero di dati registrati all'interno delle tabelle e non dal loro numero. Visto che ci siamo, potresti spiegarmi quale processo teorico si segue a riguardo?
Per quanto riguarda i business partners mi stupisce che tu me lo chieda, visto che tale classificazione è utilizzata su SAP Business, comunque qui dovresti trovare una spiegazione: https://help.sap.com/saphelp_sbo900/hel ... ontent.htm
Ovviamente tutto può essere difficilissimo da fare, ma questo dipende dalle esigenze che ognuno ha. Ad es. se dico vorrei fare un sito e-commerce, uno potrebbe dirmi che è la cosa più complessa del mondo se la si paragona ad Amazon, ma se le esigenze sono molto semplici può bastare una competenza minima (ad es. con WebSite X5 si può fare).
Non voglio fare grandi cose, ma cerco con tanta umiltà di imparare.

[PaoloMar189]

Ciao. Si, non ho dubbi sulla tua voglia di imparare e figuriamoci sulla tua umiltà. Mi dispiace anche di averti lanciato quel messaggio anche se ho cercato di farlo con tutta la delicatezza possibile. Non sei certamente tu, in discussione.

E' invece molto discutibile, sia la definizione di "clienti" da parte di SAP che per fare gli splendidi chiamano Business partner quelli che di fatto sono dei semplicissimi clienti e fornitori.

Il modulo Business Partner consente di gestire tutte le informazioni attinenti le relazioni con i clienti, i fornitori e i clienti potenziali (le parti interessate), e di eseguire e controllare le riconciliazioni interne dei business partner.
Solitamente, le informazioni includono nomi delle persone di contatto, indirizzi, condizioni di pagamento, informazioni di tipo finanziario e logistico.
Business partner e conti
SAP Business One fa una distinzione tra business partner e conti Co.Ge.
I business partner sono tutti i clienti, i fornitori e i clienti potenziali dell'azienda.
I conti Co.Ge. sono tutte le entità definite nel Piano dei conti aziendale, ad esempio spese, ricavi, cespiti e passività.
SAP Business One consente di collegare business partner e conti Co. Ge. tramite i conti di riconciliazione definiti durante l'inizializzazione del sistema e che possono variare da un business partner all'altro.

Semplicemente RIDICOLI ma nella norma per chi deve mascherare un pessimo prodotto con parole da fantascienza. Torno a confermarti che IN CONTABILITA' questa definizione NON ESISTE. I clienti si chiamano clienti e i fornitori si chiamano solo fornitori.

Per quanto riguarda Giobby (uno dei gestionali meno venduti in Italia) hai preso un pessimo riferimento. Le aziende usano ben altri prodotti rispetto questo che NON E' un software di contabilità, e infatti si autodefinisce un GESTIONALE. Anche noi abbiamo un prodotto GESTIONALE (OmniaGest) e un prodotto di contabilità (Omnia Accounting) proprio per soddisfare entrambi le tipologie di clienti tra le aziende più strutturate che tengono una contabilità generale in azienda e quelle più artigianali o comunque con un consulente che tiene loro la contabilità. Il mercato è fatto di tante soluzioni disponibili. Normalmente quando si fa un operazione di ricerca della soluzione software più opportuna, si deve fare prima un'indagine per verificare l'esistenza di una soluzione già pronta e per quelle soluzioni esistenti, quale sia la soluzione più stabile e meno onerosa dal punto di vista degli sviluppi e delle manutenzioni (anche evolutive).

FileMaker in questo caso risponde positivamente a entrambi le situazioni perché è stabile e perché costruire maschere e report comporta tempi notevolmente brevi rispetto ad altri ambienti di sviluppo.

Ti aggiungo un'ultima cosa, in questo caso riguardo gli ecommerce. Quando ti guardi intorno, nel panorama dei software, scopri che ci sono delle soluzioni che mancano, delle soluzioni che esistono e costano caro perché valgono e infine delle soluzioni che valgono, sono gratuite ed è una follia costruirne di nuove. In questo caso ci sono proprio gli ecommerce. Wordpress, il cms più utilizzato negli ultimi anni usa Woocommerce come commercio elettronico. Gratuito e installabile in 10 minuti. Magento, Virtuemart, sono alcune delle soluzioni GRATUITE e sono ottimi prodotti. Nel caso di Magento, anche adottato da grosse realtà. Se devi fare un software perchè lo devi rivendere oppure perché lo devi utilizzare, è una follia riscriverlo da zero quando hai così tante scelte.

Sulla contabilità il tema è completamente diverso. Tutto un altro scenario. E attenzione, quando scrivo contabilità non parlo di gestionali, che fanno un'altra parte di lavoro, comunque sempre fondamentale nell'azienda.

Se hai una laurea in materie economiche e non sai come strutturare un database, inizia a fare le cose più semplici, meno strutturate. Una tabella è un contenitore di fogli, immagina un cassetto. Tu prendi il foglio (record), questo è precompilato con tante caselline (campi) e tu scrivi i valori sul foglio nelle caselline (i dati). Quando creo più tabelle? Quando devo mettere in RELAZIONE records disomogenei (perché di natura differente) tra loro.
Una scheda anagrafica di un cliente (il "business partner") potrebbe essere scritta anche su una sola tabella. Giusto?
Però se devo registrare anche le persone che lavorano da quel cliente, sono informazioni di natura diversa anche se associabili quindi creo un'altra tabella e soprattutto per il fatto che ho scritto PERSONE e non PERSONA quindi con un rapporto uno a tanti. Allora creo un'altra tabella e relaziono le due tabelle perché per associarle ho utilizzato una CHIAVE, la denominazione, la partita iva o ancora meglio un semplice CODICE ANAGRAFICO/A.

Potrei proseguire ancora, ma capirai, per ovvie ragioni, che non è possibile. In questo forum bisogna essere sintetici e diretti. Tempo permettendo, buttati nell'ideare la soluzione che vorresti realizzare, prendi fogli bianchi e una penna e traccia diagrammi per capire le relazioni tra le cose e i processi. Io faccio così (oggi uso l'ipad) ogni volta che devo fare un'analisi.

Ritornando alle tue domande iniziali:

1) è giusto il mio modo di ragionare, oppure sbaglio? Ad es. va bene avere una tabella per ogni conto o appesantisco troppo il gestionale?

NO, NON VA BENE

2) come posso fare a chiudere l'anno? Devo necessariamente ricreare tutte le tabelle necessarie ai fini contabili per ogni anno?

NO, NON DEVI FARLO.

Ciao